공유오피스 장점 단점 - 공유오피스 사용하면서 느낀 점

공유오피스 장점 단점 - 공유오피스 사용하면서 느낀 점을 적어 봅니다. 사용은 2군데를 해 봤습니다. 하나는 삼성역에 있는 위워크이고 하나는 공덕에 있는 일반공유오피스 입니다.

 

공유오피스 장점 단점

 

1. 공유오피스란 

공유오피스란 오피스 즉 사무실 공간을 공유해서 사용하는 장소를 말합니다. 여기서 공유한다는 것은 공용 공간으로 정의할 수 있는 곳입니다.

예를 들어, 커피를 마시는 곳, 회의실, 복사기, 청소 등이 해당됩니다. 개인이나 팀이 사용하는 사무실은 공용되는 곳이 아닌 그 조직만의 공간이 됩니다.

주로 중앙에 공용 공간을 두어 공유오피스를 사용하는 직원들이 자유롭게 사용하게 합니다.

개인은 노트북만 가지고 와서 업무를 보고 가면 되죠. 나머지는 공유오피스 측에 마련된 시설을 사용하죠.

1) 공용 되는 공간 및 시설

• 회의실: 회의 하는 공간으로 사용 시간을 예약해서 활용
• 카페테리아 : 커피, 물, 우유(위워크에는 있었음), 과자 등이 놓여있고 간단한 식사도 할 수 있음
• 화장실 : 공용으로 사용하는 화장실로 청소, 화장지 교체등은 공유오피스에서 진행
• 주차: 건물 주차장을 사용하며, 일정 사용료를 지불(자리가 부족)
• 복사기: 공용 IP로 출력을 함(용지는 개인이 보충)

 

2) 개인 사무공간

• 책상, 의자, 휴지통 :  시건장치가 된 공간에 마련되어 있음
• 모니터, 별도 키보드 등: 개인의 필요에 의해 마련(입주사에 따라 회사가 지급하기도 하죠)
• 사무용품, 멀티탭 등 부가적 물건: 개인이나 팀에서 준비하여 사용

 

3) 공유오피스

• 책상, 의자, 휴지통 :  시건장치가 된 공간에 마련되어 있음
• 공유오피스 이다 보니, 사무 공간은 좁은 느낌이 있음

 

 

 

 

 

 

 

 

 

공유오피스의 장점

 

이런 공유오피스에는 장점이 많습니다. 그래서인지 많이 생겨나고 있는 것 같습니다. 초기 미국 위워크가 국내에 들어오면서 사업의 가능성을 보여주었죠.

그래서 패스트파이프, 스파크플러스, 저스트코, 스테이지나인 등 서울 중심에서 지방으로 확산되어 만들어지고 있습니다.

1) 깨끗한 업무 환경

건물을 임대하고 내부 인테리어를 최근 감각에 맞추어 새로 합니다. 별도 관리하는 분, 매니저님 이라고 부르는 분이 있어서 깔끔하게 관리합니다.

위워크에 있을 때 배정된 사무실에 이상이 있어서 매니저에게 말씀드렸더니 시설과에서 나와 처리해 주었습니다. 위워크 처럼 체계적이고 큰 곳은 여러 조직이 있어서 처리가 잘 되었습니다.

정기적으로 사무실 청소도 해 주었고, 휴지통도 복도에 내어 놓으면 비어 주었습니다.

 

쾌적한 근무 환경은 누구나 원하는 것이기 때문에 공유오피스가 만족 스러울 것입니다.

• 최신 인테리어
• 시설팀의 존재
• 정기적인 청소 및 휴지통 비우기

 

공유 오피스 공용공간(사진:위워크)

 

2) 저렴한 비용

비용도 내가 일반 사무실을 구해서 들어갈 때 보다는 많이 저렴합니다.

일반사무실을 얻는다고 하면 할께 많아요. 

사무실 청소업체도 구해야 하고, 복사기 임대도 해야하고, 인터넷 설치도 해야하고, 임대차 계약하면서 복비도 지불하고, 내부 인테리어도 하고, 책상 의자도 구입하고...

일이 많아요.

큰 회사여서 아주 많은 인원이 움직이고 오래 사용할 것이라면 별도 사무실이 더 유익할 수 있지만, 소규모이고 빠르게 조직의 업무 환경을 원하면 공유오피스가 좋죠.

위워크에 있을 때 보니, SK, 아모레등의 대기업의 일부 조직이 입주해 있었어요

 

편의시설 항목(위워크 기준)

 

제공 서비스 (사진 패스트파이브)

 

 

 

 

 

별도 사무실 임대 시 필요항목

• 임대차 계약 및 복비 지불
• 내부 인테리어 및 간판 달기
• 사무실 구하기 위해 돌아다녀야 하는 점
• 청소 업체 구하고, 화장실 비품 구매도 해야 하는 점
• 복사기,공기청정기 등 부가 사무기기 구매(또는 임대)해야 하는 점
• 인터넷 회사 계약하고 내부 설치해야 하는 점
• 책상, 의자, 회의 테이블, 파티션, 회의실 마련 등 업무 환경 구비

등, 실제 사무실을 꾸미다 보면 들어가는 게 많아요. 벽에 시계도 걸고 휴지통도 사서  책상옆에 두어여 하죠.

 

3) 역세권의 편리한 교통

요즘 직원은 교통과 환경을 중요하게 생각하죠. 지하철 역에서 일단 가까워야 지원도 많이하고 오래 근무합니다. 공유오피스가 이런 점을 노리고 지하철역에서 가까운 곳에 위치해 있습니다.

삼성역 위워크 점은 지하철 나와서 5~7분 걸어가면 도착하는 곳에 있었습니다.

반면 작은 공유오피스는 지하철역과 조금 떨어진 곳에 있습니다. 대신 사무실이 많은 지역의 빌딩에 자리를 하고 있습니다. 아마도 그 곳 임대료가 저렴해서 일 것입니다.

 

우리가 별도 사무실을 역세권에 구한다면 임대비용이 아주 많이 들 것입니다. 회사 운영에 자금이 제일 중요한데 걱정이 되겠죠. 물론 인재 확보 및 유지를 위해 어쩔 수 없는 선택을 해야 한다면 어쩔 수 없겠죠

 

역세권 이점

• 별도의 주차 공간이 필요하지도 않음
• 지하철과 같은 대중교통으로 이용이 가능
• 교통편이 매우좋고 출퇴근 관련 편의성을 Good
• 직원들의 자부심

스파크플러스 홈페이지

 

 

 

4) 별도의 사무공간 구성 불필요

공유오피스는 노트북만 들고 들어가면 된다는 것이 가장 큰 장점일 것입니다.

책상, 의자, 회의실, 카페테리아 등 사무를 위한 모든 공간이 기본적으로 갖추어져 있으니까요.

회사에서 만드는 TF팀, 급히 꾸려지는 벤처, 신규 사업을 진행할 팀, 1인 기업 등 본연의 업무에 집중하기 위해서 좋은 곳이죠.

 

참, 지자체가 1인기업이나 벤처를 지원하면서 사무공간을 제공하고 있는데, 여기의 모습도 공유오피스와 닮아 있습니다. 들어와서 업무만 보고, 성공해서 나가라는 것이죠.

 

일반 사무실을 임대하면 내가 다 꾸며야 하는데, 여기서는 몸과 노트북만 가져가면 되니 너무 좋죠, 그리고 기간이 만료 되어 나갈 때도 그냥 노트북 들고 몸만 나가면 되기에 아주 편리하죠.

 

위워크와 같은 큰 공유오피스는 쇼핑몰을 운영하는 회사를 위해서 물품 촬영 공간도 구비하고 있었습니다. 

그리고 커뮤니티도 운영하였고, 캠페인 및 이벤트를 운영하여 사무 공간의 활력을 불어 넣어주었죠.

목요일 금요일 오후 5시 이후에는 카페테리아에 생맥주도 공급해 주었습니다.

 

쇼핑몰 촬영장소(위워크)

 

회의실도 다양했습니다. 4인실, 8인실, 12인실, 20인실 등 규모별로 있었죠.앱이 있어서 예약을 할 수 았었습니다.

작은 공유오피스는 데스크에 가서 사용시간을 예약해야 하는 차이는 있었습니다.

 

회의실 내부 (사진 패스트파이브)

 

 

 

1인 기업이나 벤처를 청업하실 때 회사 주소지가 필요합니다. 이를 위해 계약서를 만들고 사무실 주소 등록을 도와 주는 서비스도 있죠.

 

• 입주, 퇴거 시 노트북만 들고 나가면 됨 -  사무실 원복 시킬 필요 없음
• 지자체에서 운영하는 지원사무실도 공유오피스를 닮아감
• 쇼핑몰 운영을 위한 물품 촬영 공간
• 창업 및 회사 주소 이전을 위한 서비스
• 4인실, 8인실, 12인실, 20인실 등 규모별 회의실
• 커뮤니티, 캠페인, 이벤트 등 (정기적인 생맥주 공급)

 

 

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이렇게 항상 장점만 있을 수는 없죠, 단점도 있습니다.

 

3. 공유오피스의 단점

 

이제는 단점을 다루어 보겠습니다. 편리한 점은 많았습니다. 하지만 단점도 있었죠

1) 공유 공간의 비극

공유오피스에는 많은 회사가 입주애 있습니다. 회의실이 많다고는 하지만 원하는 시간에 사용하기는 힘들었습니다. 주로 비어 있는 시간대는 점심시간과 오후 5시 이후 퇴근 무렵이었죠.

갑자기 손님이 오거나 거래처가 오면 응대를 해야 하는 데, 회의실이 없어서 난감한 적이 있었습니다.

그럴 때, 1층에 있는 스타벅스를 가거나, 공유 공간에 있는 소파에 앉아 이야기를 나누었죠.

 

별도 오피스를 갖추었다면, 회의실 사용이 보다더 자유로웠겠죠. 다른 사람이 사용하고 있다면 같은 회사 직원이니 양해도 구할 수 있고요.

 

이벤트 행사 (사진 패스트파이브)

 

 

공유오피스의 회의실은 정해진 시간 단위로 포인트가 차감되는 구조였습니다. 그래서인지, 회의 끝나기 10분 전에 다음 회의 할 팀이 밖에 대기하는 바람에 눈치를 받기도 했죠.

 

 

 

복사기의 경우 컴퓨터에서 인쇄를 하고 복사기에 가서 내 ID와 비밀번호를 누르면 인쇄되는 구조 입니다. 많은 양을 인쇄할 경우 기다려야 하죠, 그리고 내 자료를 볼 수 도 있습니다. 자료 보안에는 조금 취약 합니다. 

복사할 종이는 내가 준비해서 가야 하기에 종이가 모자라면 다시 가지러 내 오피스로 가야 합니다. 그동안 출력물은 복사기에 있게 됩니다.

또한 한달에 사용할 수 있는 출력물 양이 정해져 있습니다. 흑백 300장, 칼라 100장 등 계약 구조에 따라 그 규모에 차이가 있습니다.

 

다양한 공유 공간(사진 패스트파이브)

 

카페테리아에는 다른 회사 사람을 볼 기회가 아주 많다, 그러다 보니 내 회사에 대한 단점이 보이게 된다. 상대적이지만,

그래서 이직을 하는 경우가 많다. 심한 경우는 바로 옆사무실로 이직한다. 

이건 조심할 부분이다.

 

 

 

공유시설 단점

• 원하는 시간에 회의실 사용의 어려움
• 회의실 사용 시 입주사 포인트가 차감. 포인트 보다 더 사용 시 다음달 비용 지불
• 복사기 사용 시 용지는 내가 가져가기 + 정해진 분량 있음--> 넘으면 다음 달 비용청구
• 회사의 단점 노출 과 직원의 이직

 

2) 사용하지 않아도 부담을 해야 하는 비용

공유오피스는 회의실, 촬영공간, 맥주, 우유, 복사 등 공공 영역으로 정의된 공간과 항목이 있습니다. 그래서 공유 오피스 이죠. 여기서 발생하는 비용은 내가 사용하지 않아도 지불합니다.

복사의 경우 그달에 내가 300장을 출력하지 않았다고 해서 다음달에 이월되지 않죠.

카페테리아에 공급되는 맥주고 마시지 않아도 내가 일부 부담을 하는 것이고요.

택배를 처리해 주는 공간에서 일하시는 분의 비용도 분담을 하게 되죠.

 

아파트의 관리비용 중 공용으로 사용되는 곳의 비용이 내가 지불하는 월세에 포함되어 있는 것이죠.

 

잔업 이나 야근을 하게 되면 히터, 에어컨 등이 작동을 하지 않습니다. 그러면 업무의 효율이 오르지 않습니다. 개별 냉난방이 아니다 보니, 나 하나를 위해 전체 공조를 운영할 수 없죠.

반면에 내가 출근하지 않더라도 근무시간에 전체 공조는 운영이 됩니다. 이 또한 공유비용이 됩니다.

 

공유오피스의 서비스 (사진 패스트파이브)

 

• 회의실, 촬영공간, 맥주, 우유, 복사 등 미사용 항목에 발생하는 비용
• 택배 관리인력, 데스크 매니저 인력 등 공유오피스 발생 공용 비용
• 미 근무 일자에도 공조가 틀어져서 발생되는 비용 등

 

 

3) 인원 증가 에 따른 공간 부족과 추가 비용 발생

초기 인원이 적을 때는 공유오피스 비용이 저렴합니다. 회사가 커지고 조직이 확대되면서 인력이 늘어나게 되죠, 그러면 공유오피스 자리를 추가 해야 합니다. 

공간이 여유가 있으면 빈 자리에 앉으면 되지만, 공간이 없다면 옆 다른 공유오피스를 추가 임대해야 합니다. 

공유오피스 10인실은 책상 10개, 의자 10개 휴지통 2개가 전부 입니다. 책상크기는 120Cm짜리 여서 좁습니다. 

일반적은 2명니면 3인실, 4명이면 6인실 등 1.5배의 인원수의 규모의 방을 선택하는 것이 좋습니다.

10인실을 임대하고 6명있을 때는 좋았는데, 10명 꽉 채웠더니 너무 좁았습니다. 그래서 일부인원은 공용공간에 나와서 일을 해야 했죠.

 

 

 

인원이 어는 정도 늘어나면 공유오피스 보다는 별도 일반 사무실이 더 효율적일 수 있습니다. 공유오피스는 단기간에 적합하고 장기간 하다보면 누적 비용이 많이 발생한다는 것을 알 수 있죠.

 

공간 단점

• 한 명 자리 공간이 좁다.
• 인원이 늘면 사무실을 추가로 임대해야 한다. 공간이 좁아서 책상 재배열이 아주 어렵다.
• 장기간 임대로 전환 시 별도 사무실을 고민해야 한다.

 

-- 참조 기사 --

• [BBC 기사] 위워크의 몰락...'코워킹' 산업의 미래는?
• [지디넷코리아] 위워크 파산 선언 그 후…국내 공유오피스 어떨까

 

 

4. 공유오피스의 장단점을 정리하며

 

공유오피스는 어떻게 보면 부동산 입장으로 재입대 사업이다.

큰 공간을 임대해서 작게 나누어 재임대하는 업인 것이다. 그러다 보니 공실을 없애는 것이 중요하고 공간 활용이 중요하다.

위에 언급한 장점과 단점을 참조하시어 공유오피스를 할 지, 일반 사무실을 임대할 지 결정에 도움이 되기를 바란다.

 

회사가 성장하면 사무실 이전도 굉장한 스트레스가 된다.

서울에 있던 회사가 판교로 내려가면 직원의 15~30%가 이직한다는 이야기도 있다. 그만큼 업무 공간이 중요하다.

우리 삶의 하루 9시간을 회사에서 생활하지만 출퇴근 까지 합치만 12시간을 회사와 더불어 생각하게 된다.

 

회사의 매출은 중요하다.

직원도 중요하다.

공간도, 직원의 시간도 중요하다.

중요하지 않을 것이 없을 정도다.

모든 것은 선택의 문제이니, 여러가지를 참조하시어 업무 공간의 선택을 하시기 바란다.

 

 

 

추천을 하자면 초기에는 공유오피스, 사무실 추가 배정과 공간의 좁음이 느껴질 즈음 일반사무실 이전을 권유해 본다.

모든 것은 이론 만으로는 부족하다. 실전에 부딛치며 느끼는게 좋다.

단, 이론을 알고 부딛치면 조금 더 빠를 결정을 할 수 있게 된다.

화이팅.

 

[국세청] 사업자 등록 신청 방법

https://www.nts.go.kr/nts/cm/cntnts/cntntsView.do?mi=2444&cntntsId=7777

국세청

 

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>> 같이보기

 

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